Mẫu yêu cầu báo giá thiết bị văn phòng nên tách nhu cầu sử dụng, cấu hình, số lượng và điều kiện bàn giao. Chỉ ghi “máy tính”, “máy in” hoặc “máy chiếu” dễ dẫn tới các báo giá khác nhau về model, phụ kiện và phạm vi hỗ trợ. Một RFQ rõ ràng giúp bộ phận mua hàng đối chiếu đúng phương án thay vì so tổng tiền của những cấu hình không tương đương.
Bảng và mẫu nội dung dưới đây dùng để chuẩn bị trao đổi với nhà cung cấp. Đây không phải cấu hình khuyến nghị chung, báo giá hay cam kết có hàng. Các trường kỹ thuật, nhu cầu thực tế và điều kiện giao nhận cần được người phụ trách của doanh nghiệp xác nhận.
Bắt đầu từ công việc, không bắt đầu từ một model ngẫu nhiên
Ghi bộ phận sử dụng, công việc chính, số người hoặc vị trí dùng, phần mềm và thiết bị đang có. Với phòng họp, mô tả điều kiện phòng, các nguồn hình ảnh và cách kết nối mong muốn. Với in, scan hoặc lưu trữ hồ sơ, ghi quy trình đang dùng và các yêu cầu cần xác nhận; không tự chọn cấu hình chỉ bằng số nhân sự.
Nếu đã có model được duyệt, gửi đúng tên hoặc mã và tài liệu tham khảo. Nếu chưa có, đề nghị tư vấn phương án đáp ứng tiêu chí, nhưng giữ cột yêu cầu tách khỏi cột cấu hình được đề xuất. Phương án thay thế cần được xác nhận trước khi trở thành đơn đặt hàng.
Những cột nên có trong bảng RFQ
| Mã dòng | Nhóm thiết bị | Thông tin cần chốt | Điều kiện bàn giao |
|---|---|---|---|
| PC-01 | Máy tính văn phòng | Công việc, phần mềm, cấu hình hoặc model, thiết bị đi kèm | Danh mục phụ kiện, điểm giao và phần cài đặt đã thỏa thuận |
| IN-01 | Máy in | Nhu cầu in, khổ giấy, kết nối và vật tư tương thích theo model | Phụ kiện, vật tư ban đầu và cách kiểm tra được thống nhất |
| SCAN-01 | Máy scan | Loại hồ sơ, khổ giấy, quy trình số hóa và kết nối | Kiểm kết nối với môi trường được doanh nghiệp xác nhận |
| HOP-01 | Máy chiếu và màn chiếu | Điều kiện phòng, kích thước cần dùng, nguồn hình và vị trí lắp | Tách thiết bị, phụ kiện và hạng mục lắp nếu có trong báo giá |
Thêm các cột số lượng, đơn vị, ngày cần, điểm giao và người duyệt. Mã dòng giúp giữ liên hệ giữa RFQ, báo giá và bản xác nhận đặt mua. Nếu thay đổi yêu cầu, lưu phiên bản thay vì sửa bản đang được dùng để so sánh.
Đối chiếu mã và cổng kết nối của thiết bị đi kèm
Bàn phím, chuột, màn hình, dây và bộ chuyển có thể ảnh hưởng tới khả năng sử dụng của cả bộ thiết bị. Không chỉ ghi “kèm đầy đủ phụ kiện”. Liệt kê những gì cần có, model nếu đã chốt và hạ tầng kết nối được phép sử dụng. Ví dụ, trang bàn phím Dell KB216B USB có dây cho thấy một mã và kiểu kết nối cụ thể cần được đối chiếu khi lập danh mục.
Với hàng có nhiều phiên bản, xác nhận đúng mã bán và tài liệu đi kèm. Có thể tra tài liệu theo model trên trang hỗ trợ Dell khi cần đối chiếu. Không lấy mô tả của một model gần giống để điền thông số cho hàng được đề xuất.
Mẫu nội dung gửi yêu cầu báo giá
Đơn vị / phòng ban: Người liên hệ mua hàng: Người xác nhận cấu hình hoặc điều kiện sử dụng: Công việc và môi trường sử dụng: Danh mục: mã dòng, thiết bị, model/cấu hình, đơn vị, số lượng Phần mềm/hệ thống và kết nối cần đối chiếu: Thiết bị hoặc phụ kiện đang có: Phụ kiện yêu cầu trong báo giá: Điểm giao, ngày cần và các đợt nhận: Hạng mục lắp đặt/cài đặt cần báo riêng, nếu có: Hồ sơ bảo hành và điều kiện bàn giao cần xác nhận: Cho phép đề xuất model thay thế: Có / Không / Cần duyệt Những trường chưa chốt:
Không gửi mật khẩu, tài khoản phần mềm hoặc dữ liệu hồ sơ doanh nghiệp trong RFQ. Nếu cần đối chiếu môi trường làm việc, cung cấp phần mô tả được phép chia sẻ; các bước truy cập hay cài đặt phải có quy trình riêng của doanh nghiệp.
So sánh báo giá thiết bị theo cấu hình và phạm vi
- Đối chiếu từng mã dòng và ghi rõ model được báo hoặc model thay thế.
- Tách thiết bị chính, phụ kiện, vật tư ban đầu và các hạng mục hỗ trợ nếu có.
- Kiểm tra thông tin bảo hành theo đúng hàng được đề xuất, không dùng một điều kiện chung chưa xác nhận.
- Làm rõ giá đã bao gồm những khoản nào và điều kiện giao nhận cụ thể.
- Xác nhận khả năng đáp ứng và lịch giao tại thời điểm đặt mua.
- Lưu phương án được người phụ trách duyệt trước khi phát hành xác nhận mua.
Giá tổng thấp hơn có thể đi kèm phạm vi khác. Khi hai phương án chưa cùng cấu hình hoặc phụ kiện, đánh dấu “chưa đủ cơ sở so sánh” và làm rõ trước. Không giả định báo giá bao gồm lắp đặt hoặc phần mềm nếu tài liệu chưa thể hiện.
Khi danh mục có cả nội thất và vật tư tiêu hao
Tách bàn ghế theo kích thước, không gian và điều kiện nhận/lắp cần xác nhận. Các thiết bị dùng dài hạn nên được ghi riêng với vật tư bổ sung định kỳ. Nếu có giấy, bút hoặc file hồ sơ, dùng mẫu bảng kê văn phòng phẩm để chuẩn hóa đơn vị và lượng đặt, không gộp thành một dòng “vật tư văn phòng”.
Câu hỏi thường gặp
Chưa chốt cấu hình thì có nên xin giá?
Có thể xin tư vấn hoặc mức dự kiến theo nhu cầu được mô tả. Cần ghi rõ cấu hình chưa được duyệt. Một phương án tham khảo chưa phải căn cứ đặt hàng cho đến khi các trường quan trọng được thống nhất.
Có nên yêu cầu mọi thiết bị cùng thương hiệu?
Chỉ ghi yêu cầu này khi doanh nghiệp đã có tiêu chí tương ứng. Điều cần đối chiếu là model, công việc, tính tương thích và hồ sơ của từng thiết bị; không suy ra tính tương thích chỉ từ tên thương hiệu.
Nhiều phòng ban dùng khác nhau thì lập một bảng hay nhiều bảng?
Có thể giữ một bảng tổng hợp nhưng tách mã dòng và cấu hình theo nhóm công việc. Giữ người duyệt và điểm giao của từng nhóm để tránh một cấu hình được áp dụng nhầm cho mọi bộ phận.
Tiếp theo: đối chiếu danh mục và liên hệ
Tham khảo danh mục thiết bị và nội thất Văn Phòng Chất, rồi gửi yêu cầu qua kênh liên hệ được hiển thị trên website. Nếu nhu cầu bao gồm nhiều nhóm ngoài thiết bị, xem mẫu RFQ vật tư doanh nghiệp để tách yêu cầu và bộ phận xác nhận của từng nhóm.
